Inventarske pločice: kako obeležiti osnovna sredstva pre popisa

Komisija stoji ispred mašine u pogonu. Nalepnice sa inventarskim brojem odavno nema, ostao je samo trag lepka, i niko od prisutnih ne ume da kaže koji je to tačno komad iz analitičke evidencije. Neko odlazi da traži fakturu. Taj jedan trenutak, ponovljen desetak puta, pojede više sati nego samo brojanje.

Zato se obeležavanje sredstava završava pre popisa, a ne u toku njega. U praksi postoje dva poštena rešenja: samolepljiva nalepnica i gravirana pločica. Ovaj tekst ne pokušava da vas ubedi da su inventarske pločice uvek bolje, jer nisu. Odluku donosi sredina u kojoj sredstvo stoji, a ne cena oznake.

Ako već znate šta vam treba, pošaljite spisak kroz formu za upit i javljamo se sa predlogom materijala i rokom izrade.

Šta popis traži, a šta je samo praksa

Obaveza popisa imovine i obaveza propisana je Zakonom o računovodstvu („Sl. glasnik RS", br. 73/2019 i 44/2021 - dr. zakon), u članu 20. Način i rokovi uređeni su Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem („Sl. glasnik RS", br. 89/2020).

Sada ono što se retko kaže naglas. U tekstu Zakona o računovodstvu i Pravilnika 89/2020 nema odredbe koja izričito nalaže da svako sredstvo fizički nosi inventarski broj. Obeležavanje je ustaljena praksa i najčešće obaveza koja proističe iz internog akta same organizacije, a ne neposredno iz ovih propisa.

Na internetu se često može pročitati da je obeležavanje inventarskim brojem zakonska obaveza. Takva odredba u pomenutim propisima ne postoji. Govorimo vam to iako prodajemo pločice, jer je to podatak koji vaš računovođa ionako zna.

Ono što pravilnik traži jeste da se pre početka popisa izvrše neophodne pripreme, kako bi popisivanje bilo lakše, brže i pravilnije. Kako se te pripreme sprovode, propis ne određuje. Uredno obeležena oprema je jedan od načina da priprema stvarno i postoji, a ne samo da bude prepisana u zapisnik.

Praktičan razlog je još jači od formalnog. Pravilnik predviđa i da se komisiji podaci o količinama iz knjigovodstva ne daju pre nego što stvarno stanje bude upisano u popisne liste, a lice koje rukuje imovinom ne može biti član komisije za tu imovinu. Komisija zato ide od sredstva do sredstva sa spiskom naziva, i tu se vidi razlika između opreme koja se sama predstavlja svojim brojem i opreme koju treba prepoznati po izgledu.

Ko primenjuje koji propis: firme, preduzetnici i ustanove

Popis po Pravilniku 89/2020 vrše pravna lica i preduzetnici koji vode dvojno knjigovodstvo. Preduzetnici na prostom knjigovodstvu usklađuju stanje po posebnim propisima, dok paušalno oporezovani preduzetnici po pravilu nemaju obavezu popisa.

Kod mikro pravnih lica i preduzetnika popis može da vrši i jedno lice. To je olakšica koja se tiče sastava komisije, a ne oslobađanje od popisa.

Korisnici budžetskih sredstava Republike Srbije primenjuju poseban propis, Pravilnik o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza korisnika budžetskih sredstava Republike Srbije i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem („Sl. glasnik RS", br. 33/2015, 101/2018 i 59/2025), koji propisuje znatno konkretnije rokove, na primer akt o obrazovanju popisne komisije najkasnije do 1. decembra tekuće godine. Ustanove koje se finansiraju iz budžeta lokalne vlasti rokove uređuju prema aktima svog osnivača, pa uvek proverite koji propis i koji interni akt važe za vašu ustanovu.

Nalepnica ili gravirana pločica, odluka se donosi po sredini

Pravilo je jednostavno: oznaku bira sredina u kojoj sredstvo stoji. U kancelariji nalepnica traje godinama i nema razloga plaćati više. U pogonu, magacinu i napolju ista ta nalepnica je potrošni materijal.

Gde sredstvo stoji	Šta preporučujemo
Kancelarija, nameštaj, IT oprema u zatvorenom	Nalepnica je sasvim dovoljna
Proizvodni pogon, mašine, alat	Gravirana pločica
Magacin, hladnjača, vlažan prostor	Gravirana pločica
Oprema koja se pere, briše alkoholom ili dezinfikuje	Gravirana pločica
Dvorište, fasada, spoljna oprema	Gravirana pločica od metala
Oprema koja se stalno premešta i pretovara	Gravirana pločica

Za unutrašnju upotrebu najčešće radimo dvoslojne gravir ploče, jer daju najveći kontrast uz najnižu cenu po komadu. Za mašine, dvorište i sve što izlazi na otvoreno idu gravirane metalne pločice, koje podnose ulje, rastvarače i vremenske uslove bez promene. Detaljnije o tome koji materijali izdržavaju gravuru pisali smo u zasebnom tekstu.

U praksi najbolje radi kombinacija: nalepnice za najveći deo kancelarijskog inventara, gravirane pločice za mašine, alat, magacin i sve što ide napolje.

Zašto oznaka otpadne, presudna je podloga

Kada oznaka nestane, krivac skoro nikada nije štampa nego veza sa podlogom. Zauljene mašine, hrapav liv, plastificirane i prašnjave površine, topla kućišta i hladan magacin: sve to radi protiv lepka. Zato pre lepljenja površinu treba očistiti i odmastiti, koliko god delovalo suvišno.

Naše iskustvo je da na masnoj, hrapavoj ili vrlo hladnoj površini samolepljiva oznaka teže drži, pa u takvim slučajevima predlažemo pričvršćivanje zavrtnjima ili zakivcima, a za alat i kablove pločicu sa otvorom i vezicom.

Još jedna zamka: jeftine tablice koje se prodaju kao gravir materijal ponekad su obična PVC folija. Takav materijal ne stavljamo pod laser, o čemu smo detaljno pisali u tekstu o materijalima.

Šta piše na inventarskoj pločici

U praksi pločica najčešće nosi naziv ili logo organizacije i jedinstveni inventarski broj, a po potrebi i bar kod ili QR kod, godinu nabavke, organizacionu jedinicu ili lokaciju. Nijedan propis ne propisuje izgled ni sadržinu oznake, to je stvar internog akta i dobre prakse.

Bar kod nije zakonska obaveza i propisi ga ne pominju. Broj je ono što se traži u evidenciji, a kod je ono što štedi vreme pri popisu, jer se čita skenerom umesto da se prepisuje rukom.

Vredi razmisliti i o tuđoj opremi. Imovina drugih pravnih lica koja se nalazi kod vas popisuje se na posebnim popisnim listama, a potpisan primerak se dostavlja vlasniku u roku propisanom pravilnikom. Zato u praksi ima smisla da sopstvena i tuđa oprema imaju vidno različite pločice, na primer drugu boju ili drugi format.

Mi pločice radimo u dvoslojnoj graverskoj plastici i u metalu, a dimenziju biramo prema veličini sredstva, od sitne oznake na ručnom alatu do veće pločice na mašini. Kada natpis treba da se čita iz daljine ili da izdrži grubo rukovanje, radimo i CNC gravuru sa ispunom bojom.

Inventarski ili inventarni broj, i šta je nomenklaturni broj

Oba oblika se koriste u praksi i znače istu stvar, s tim što je u pretragama češći oblik „inventarski broj".

Vredi razlikovati dva pojma. Nomenklaturni broj je oznaka vrste sredstva i stoji na popisnoj listi. Inventarski broj je jedinstvena oznaka konkretnog komada i stoji na samom sredstvu.

Format inventarskog broja nije propisan. Određuje ga organizacija svojim internim aktom. Neke organizacije broj strukturiraju po grupama sredstava ili lokacijama, druge koriste prost redni broj. Oba pristupa su ispravna sve dok je broj jedinstven za svaki komad i dok se poklapa sa analitičkom evidencijom.

Oprema, alat i sitan inventar, šta se uopšte obeležava

Popisom su obuhvaćena i postrojenja, oprema i ostala stalna materijalna sredstva, dakle upravo ona kategorija koja u praksi dobija inventarski broj.

Kod mnogih organizacija inventarski broj dobija samo oprema, dok se sitan inventar vodi zbirno. Kod nekih se obeležava i sitan inventar. Kako je kod vas, piše u vašem internom aktu.

Ako birate odakle da počnete, alat, merni instrumenti i oprema koja izlazi sa lokacije prvi su kandidati za graviranu pločicu, jer se najčešće i gube.

Dopuna umesto ponovnog obeležavanja

Najčešći posao u oktobru nije obeležavanje cele firme. Najčešći posao je dopuna: pre dve ili tri godine obeleženo je sve, a sada nedostaje dvanaest ili četrdeset oznaka koje su otpale, izbledele ili su na opremi koja je u međuvremenu premeštena.

Radimo i od jednog komada. Ne postoji minimalna količina, i nije problem da u istoj porudžbini idu i plastika i metal, u različitim dimenzijama.

Ako već imate postojeći sistem oznaka, pošaljite fotografiju jedne postojeće pločice i pravimo dopunu u istom formatu, sa istim rasporedom i istim tipom brojeva, da se u evidenciji ništa ne menja. Iste materijale koristimo i za table za firme, pa se oznake na ulazu i u pogonu mogu uraditi u istom stilu i u istoj porudžbini.

Šta nam pošaljete za seriju

1. Spisak inventarskih brojeva u Excel tabeli, jedan broj po redu. Ako uz broj ide i naziv sredstva ili lokacija, neka svaki podatak bude u svojoj koloni.
2. Ako brojevi idu u nizu, dovoljno je da napišete prvi i poslednji, plus broj cifara, na primer od 004217 do 004260, uvek šest cifara.
3. Naziv ili logo organizacije, i da li ide na svaku pločicu. Kako da pripremite logo, objasnili smo u tekstu u kom formatu poslati logo.
4. Da li treba bar kod ili QR kod i šta tačno taj kod nosi, sam broj ili broj sa prefiksom.
5. Gde pločice stoje, jer po tome biramo materijal i način pričvršćivanja.
6. Rok, jer u sezoni popisa termini idu unapred.

Cena zavisi od materijala, dimenzije i količine, a priprema se plaća jednom za celu seriju, pa je jedinična cena kod većih serija znatno niža. Detaljnije o tome kako se formira cena gravure i okvirne cene za serijsko obeležavanje.

Kalendar: šta odlučiti u septembru, šta naručiti u oktobru

Popis se vrši sa stanjem na datum bilansa. Za obveznike čija je poslovna godina jednaka kalendarskoj, to je 31. decembar. Samo brojanje ne mora da se obavi baš tog dana.

Zanimljivo je da propis ne određuje datum kada popis počinje. Obveznik sam, u skladu sa svojim opštim aktom, obrazuje komisije, određuje dan popisa i period rada komisija. Jesenja gužva oko popisa je organizaciona posledica datuma bilansa, a ne zakonski kalendar.

Izveštaj o izvršenom popisu i odluka o njegovom usvajanju dospevaju najkasnije 60 dana pre isteka roka za dostavljanje redovnog godišnjeg finansijskog izveštaja. Kako se redovni godišnji finansijski izveštaji dostavljaju Agenciji za privredne registre najkasnije do 31. marta naredne godine, za obveznike sa kalendarskom poslovnom godinom to u praksi znači kraj januara. Tačan datum izračunajte sa svojim računovođom.

Ako planirate da obeležite opremu, ima smisla to završiti pre nego što komisija krene u obilazak, jer se pripremne radnje obavljaju najkasnije do dana određenog za početak popisa. U praksi su septembar i oktobar najmirniji trenutak za naručivanje, a kod korisnika budžetskih sredstava Republike Srbije i ranije, jer se akt o obrazovanju popisne komisije donosi do 1. decembra.

Česta pitanja

Da li zakon zahteva da osnovno sredstvo nosi inventarski broj? U Zakonu o računovodstvu i Pravilniku 89/2020 nema odredbe koja to izričito nalaže. Ono što pravilnik traži jeste da se pre popisa izvrše neophodne pripreme, a obeležavanje je uobičajen način da se te pripreme sprovedu. Konkretna obaveza kod vas najčešće proističe iz internog akta.

Nalepnica ili pločica, šta da izaberem? Za kancelariju i IT opremu nalepnica je sasvim dovoljna. Za radionicu, magacin i sve što stoji napolju predlažemo graviranu pločicu.

Možemo li da naručimo samo 15 pločica? Da. Radimo i od jednog komada, bez minimalne količine, pa su dopune postojećih serija sasvim uobičajen posao.

Da li bar kod mora da bude na pločici? Ne. Propisi ga ne pominju. Broj je ono što se traži u evidenciji, a kod štedi vreme pri popisu.

Da li pločica može da se skine bez traga? Samolepljiva oznaka se skida, ali na nekim površinama ostaje trag lepka koji se čisti odmašćivačem. Ako je važno da trag ne ostane, predlažemo pričvršćivanje zavrtnjima.

Kako da vam pošaljemo spisak brojeva? Excel tabelom kroz formu za upit, jedan broj po redu. Sve ostalo, materijal, dimenzije i način pričvršćivanja, dogovaramo u prepisci.

Za kraj

Ako u vašoj evidenciji već postoji spisak, najteži deo posla je gotov. Pošaljite ga i recite gde oprema stoji, a mi predlažemo materijal, dimenziju i način pričvršćivanja, pa dobijate prikaz izgleda pločice pre nego što bilo šta izgraviramo. Pošaljite Excel sa inventarskim brojevima i javljamo se sa ponudom i rokom.

Napomena: ovaj tekst je informativnog karaktera i ne predstavlja računovodstveni, poreski ni pravni savet. Propisi su navedeni prema stanju na dan objave teksta. Obaveze i rokovi zavise od pravne forme, načina vođenja poslovnih knjiga i izvora finansiranja, pa za obaveze koje se odnose na vaše preduzeće ili ustanovu proverite sa svojim računovođom. Mi smo graverska radionica i izrađujemo pločice, ne pružamo računovodstvene usluge.